构建知识库-显性知识： 定义、示例和方法

随着人们对知识如何为企业带来竞争优势有了更深入的了解，知识管理逐渐成为许多公司的重要优先事项。但是，由于企业没有调整战略，知识管理计划的实施仍然不足，所以本文会讲到如何构建知识库来进行知识管理。

在启动知识管理计划时，必须区分两种类型的知识：隐性知识和显性知识。显性知识将是本篇文章的重点。

一、什么是显性知识？

显性知识是人们之间直接表达和共享的知识。它已以有形形式（例如标准操作程序或营销报告）明确记录。操作指南和入职文件也属于显性知识。

显性知识以数据的形式存在，可以进行处理和存储、组织和解释。它可以清晰地表达和交流，其含义也易于理解。这种类型的知识非常容易在员工之间共享，因为它可以保存在知识库中获取，或作为知识管理战略的一部分。

二、显性知识与隐性知识

显性知识和隐性知识之间有很大区别。显性知识可以正式记录和共享，而隐形知识则存在于员工的头脑中。它来自于员工在工作中积累的经验，很难表达或表述。

现实情况是，所有知识都存在于一定范围内，各种知识对企业都很有价值。所以不管是显性知识还是隐形知识，都要重视。

三、利用显性知识发展业务的优势

你可能会想，收集这些显性知识到底有什么用？事实上，这样做有很多好处。

1.提高组织灵活性

当员工能够获取有用的显性知识时，就能提高企业的灵活性。公司可以更快地行动起来，因为组织清楚组织知道什么。知识不再局限于特定员工的头脑中，而是存放在知识库中，让其他人可以利用这些知识文档。

2.清晰的沟通

记录显性知识可以明确人们已经知道的事实，从而改善员工之间的沟通。个人可以查看他人的知识，从而减少向同事求助的时间。

3.更快地做出决策

拥有显性知识意味着员工可以更快地做出决策。他们不必在组织内四处寻找合适的人来询问知识，知识已经触手可及。员工无需等待电子邮件或 Slack 的回复，只需搜索知识管理系统，就能找到正确答案。

4.无需重新发明轮子

如果记录下公司过去已经实现的解决方案，就能减少重复已有工作所花费的时间。员工不必从头开始想一个新的解决方案，而是可以从公司其他人之前的成功经验中获益。

5.减少错误

在执行任务时，员工可以查阅文档，遵循既定程序，确保正确无误。

6.为组织创造知识资产

编纂显性知识可为企业创造知识资产。这些知识本身就很有价值，因此可以增加公司的净资产。显性知识是公司独有的，应该像保护商业机密一样严加保护。

7.获取信息的权利

获取并共享您的显性知识意味着您的员工可以在正确的时间获取正确的信息。您将改善整个组织的知识流动，并确保不会因为少数员工而出现瓶颈。拥有正确的信息获取途径意味着员工可以更有效地完成工作，您也将看到更好的结果。

8.防止知识流失

如果知识只掌握在特定员工的头脑中，那么一旦该员工决定离开组织，你就有可能失去这些知识。如果你能在他们还在职时就掌握一些知识，就能让他们更顺利地离开，并帮助接替他们的人更快地进入角色。

四、显性知识管理的战略步骤

1.设定知识获取和转移的目标

首先，需要设定知识获取和转移的目标。

关键是要了解组织通常在什么情况下会丢失知识，以及员工完成工作需要哪些信息。了解之后，尝试制定短期和长期目标。这些目标可以为企业面临的挑战和问题提供具体的解决方案。短期目标可以帮助你完善战略，帮助你确定方向是否正确。长期目标是实现知识管理目标的全局性里程碑。

2.确定知识差距

这一步是完成文档审核并找出知识差距所在。实时更新文档信息，确保知识的准确性。可以根据员工反馈来设定所需保存的知识，并查看一些流程，找出哪些任务应该记录在案。

3.让员工参与贡献知识

知识管理应该是一项团队工作。只有让所有员工都参与到记录工作中，才能利用组织的集体知识。

4.选择一个好用的工具来获取知识

如果没有合适的工具来获取知识，知识管理就无法发挥作用。可以考虑使用HelpLook，它是一个强大的知识库平台，可用于内部获取知识，进行知识管理。可以为不同的员工自定义查看/编辑/删除……权限。

通过HelpLook，您可以创建一个简单易用、专业的网站来存放公司知识，而且只有您的团队才能访问。使用所见即所得编辑器或 Markdown 编辑器，编写内容非常简单。

5.为每个主题设计模板

为了确保团队创建内容统一协调，可以为每个主题设计模板。否则员工就会以不同的风格和格式撰写内容，导致在查看文章时不易理解。

模板要明确说明员工应如何组织内容。其中应包括如何撰写标题、是否包含导言以及如何将文章格式化为章节等说明。内容越具体，员工就越容易创作出一致的内容，以增加文章的可读性。

6.定期审核，检查团队贡献

知识管理系统不是一个静态的资源，不是建立一次就永远不用管了。检查团队对知识库的贡献是否定期是一个持续的过程。如果员工的贡献没有达到你的期望，那么你就知道是时候在组织内部推动知识管理了。也许你需要让员工更容易分享知识，也许你目前的流程过于复杂。

7.利用分析收集反馈

合适的知识管理软件应该带有分析功能，比如HelpLook，让你能够检查公司的知识绩效；可以找出用户正在搜索的术语、哪些内容最受欢迎以及哪些内容最有价值。另外创建一个有用的、随时可用的企业知识库，就要不断进行改进优化，才是能保证知识库的完整性。

8.将隐性知识转化为显性知识

知识管理战略的一个重要部分是鼓励员工将隐性知识转化为显性知识。这些难以捕捉的技能和经验可能对企业最有用，将这些隐形知识记录下来，以防止知识随着员工的离开而流失。

9.改进和维护流程

知识管理是一项持续性工作。你需要定期安排时间，检查你的战略是否已步入正轨，并继续以最佳状态运行。

记录公司的显性知识来构建知识库，以提高生产力和促进业务发展是非常值得的。将战略和流程、员工的奉献精神以及正确的知识管理系统结合起来，才能有效管理和共享企业显性知识，赶快试试吧！