流程文档编制指南

当您的业务不断扩展时，您会遇到越来越多的活动部件，这就需要有人来跟踪这些复杂的部件。人员和任务需要以最有效的方式组织起来，您必须找到某种方法让员工知道如何执行有效完成工作所需的流程。

为了使流程具有可重复性，需要将其记录在案。需要有人把组织知识写下来，让每个人都清楚自己的职责，而不是让员工猜测该做什么。

一、什么是流程文档？

流程文档是关于如何从头到尾完成一个流程的分步指导。流程文档的目的是记录信息，否则这些信息就会停留在个别员工的头脑中，导致执行工作杂乱无章。

它为那些试图执行文档化流程的员工引入了一些问责制。员工可以查阅客观标准，并确定自己是否成功执行了该流程。

当您被迫记录流程时，您有时会意识到一些步骤对于手头的任务来说是不必要的。当您将流程削减到员工完成任务所需的最低限度时，您的运营就会变得更加精简。您甚至可以决定取消整个流程，让员工有更多的时间投入到更有成效的任务中去。

在管理组织变更时，它可以帮助记录您的流程，以便员工知道对他们的期望。您可以记录想要实施的变革，这样就更容易让员工负起责任。变更管理最重要的部分之一就是向员工传达所需的变革，以便他们能够成功实施您的愿景。

流程记录意味着你要记录员工需要遵守的规程，以确保合规性。明确规定规程是保证一致性的第一步，从而确保每次都能取得高质量的结果。

如果员工没有流程文件可循，就会增加犯错的机会，从而导致代价高昂的运营损失。在流程文档中，您可以突出显示可能犯错的关键领域，这样员工就会提前得到警告，从而减少犯错的可能性。

记录流程后，您可以轻松找到流程可以自动化的地方，并投资正确的工具，帮助您提高流程效率。将日常任务自动化后，您将节省宝贵的时间和精力，从而让员工腾出手来从事更有意义的工作。

您的流程是您的知识产权，也是您在竞争中脱颖而出的一部分。记录您的流程非常重要，这样您就可以保留这些流程，并确保当关键员工离开组织时不会丢失知识。

在开始编写流程文档之前，您必须首先弄清楚您想通过这个项目实现什么目标。例如，是为了减少员工为完成工作而搜索信息的时间？是为了明确员工的日常任务，从而提高工作效率？是为了通过清晰界定角色来加强部门之间的沟通？

流程记录是一项团队运动。没有一个人可以独自完成整个组织的文档编制工作--那将是难以承受的，也是不可能实现的。组建一个团队，由能够领导团队开发流程文档的文档冠军组成。

您需要一个能按照最高标准制作文档的撰稿人和编辑组合。理想情况下，贵公司应聘用具有文档编写经验的专业技术撰稿人。有时，记录流程的最佳人选就是每天都在使用它的人，因此在决定让哪些利益相关者参与时要考虑到这一点。

如果没有合适的工具，就很难启动流程文档战略。目前有一系列文档工具，可以直接用来实施的解决方案。

像HelpLook这样的知识库软件提供了一个集中的信息存储库，您可以使用它来存储您的流程文档，并可以自定义访问权限，以保护好公司内部的重要信息。它的功能强大：

在创建文档时，重要的是设计一个模板，用于指导今后所有文档的创建。这意味着，无论谁负责创建技术文档，您都会有一个统一的标准，并保持一致性。模板应简单易用，包括应添加到文档中的所有基本信息。

在撰写完流程文档后，建议使用流程图等图片对其进行说明，这样才能真正让文档简单易懂。员工会发现，当流程以直观的方式表现出来时，他们会更容易理解流程，而您也可以清晰地记录每一个步骤。

在发布文档之前，确保对文档进行同行评审，收集公司其他人的反馈意见。重要的是，要了解员工是否觉得你的文档有用，流程是否易于遵循。

你的某些步骤可能会让人困惑，或者员工可能不确定谁负责某项任务。同行评审可以使你的文档更加清晰，并确保文档达到目标。

文档定稿后，将其发布给组织的其他成员。您所选择的文档工具应允许您发布仅供公司员工使用的私人文档，从而保证文档的安全，防止不速之客的侵害。

文档发布后，文档工具应允许您跟踪内容的性能。确定哪些文章的浏览量最大，并确保这些文章在系统中很容易找到。收集员工的反馈意见，了解他们是否认为文档有用，并利用这些反馈意见做出适当的修改。

每个企业都按照一系列流程运作。如果员工每次需要执行流程时都在猜测，那就没有意义了，这就是强大的流程文档的作用所在。因此要想提高效率并为员工创造积极的工作环境，流程文档化是必不可少的。